Организация первичного учета грузоперевозок

09.11.2020

Действующее законодательство обязывает компании, оказывающие услуги населению, вести учет по установленным правилам. Это требование относится к любым сферам экономической деятельности. Формы первичных учетных документов утверждены, хотя пакет документации у разных видов услуг отличается от других не только по форме, но и по содержанию.

Благодаря техническому прогрессу на смену бумажной документации, которая заполнялась вручную, пришли цифровые носители. Можно выбрать из множества созданных программ ту, с помощью которой вести необходимую документацию станет легче.

Крупные компании-грузоперевозчики имеют в штате специально выделенного сотрудника, который оформляет первичную документацию и передает ее в бухгалтерский отдел.

Оформление документации при отгрузке

Факт отгрузки фиксируется разной документацией: ТТН, путевой лист, несколько актов, включая акт взвешивания транспортного средства.

На данный момент товарно-транспортную накладную (ТТН) оформляют по утвержденной форме Т-1 – она относится к документам строгой отчетности.

Многие предприятия любой формы собственности, осуществляющие грузоперевозки, используют товарно-транспортную накладную. Заполненная форма Т-1 позволяет:

учитывать грузы, перевозимые автотранспортными средствами;
отслеживать, как движутся материальные ценности;
вести бухгалтерскую, складскую отчетность.

Обязательным требованием к товарно-транспортной накладной является фиксация даты отгрузки и момента, когда право собственности от грузоотправителя переходит к грузополучателю. Путевой лист сверяют с ТТН, отслеживая совпадение даты и времени в них.

При отправке любого рейса заполняется накладная. В каждой графе должны быть проставлены данные. Незаполненных строк и столбцов быть не должно, их непременно нужно прочеркивать. Такая мера предосторожности предусмотрена для того, чтобы застраховать отчетную документацию от внесения изменений другими лицами. Подпись водителя должна стоять на накладной. Она подтверждает факт принятия груза для доставки.

Сверка накладной, акта взвешивания транспортного средства, составленного в свободной форме с путевым листом позволяет избежать фальсификации.

Когда услуга оказана, основанием для оформления счета служит акт взвешивания. Кроме того, акт необходимо оформлять, чтобы можно было учитывать объем выполненных грузоперевозок. Он необходим обеим сторонам: грузоотправителю и грузополучателю. Чтобы оформить документ, проводят контрольное взвешивание от 5 до 10 автомобилей. При необходимости может взвешиваться только груз. От взвешивания не может отказаться ни одна сторона, так как эта процедура является обязательной.

Правильность погрузки оформляется в виде акта контрольной проверки, который подтверждает этот факт. Он позволяет сверить фактические данные с теми, что указаны в накладной. Этот документ дополняет ТТН. На предприятии специально создается комиссия, члены которой должны подписать составленный акт.

Оформление документации о маршруте

От правильно простроенного маршрута, по которому будет следовать автомобиль, часто зависит, насколько оперативно будет доставлен груз грузополучателю. Специалисты по логистике при выборе оптимального маршрута обязаны исключить из него места, где не полностью обеспечивается сохранность груза и транспортного средства. Например, места проведения ремонтных работ на трассе, особенно в районе мостов и путепроводов.

Среди документов, на основании которых регистрируется маршрут автотранспортного средства, главным является путевой лист. На основании приказа Минтранаса его необходимо заполнять всем юридическим лицам и ИП, которые используют в работе грузовой автотранспорт.

В унифицированную форму, утвержденную приказом № 152, вносят сведения о: